La rationalisation de la gestion des achats et des stocks améliore la productivité

Défi

En plus de planifier son déménagement vers un nouveau siège social pour répondre à sa croissance, une entreprise de biotechnologie voulait profiter de l'occasion pour rationaliser ses tâches et accroître l'efficacité de ses opérations. Une étude a déterminé que les scientifiques, techniciens et autres employés qualifiés perdaient près de 5000 heures chaque année à effectuer des tâches accessoires telles que la gestion des stocks.

Qui plus est, la perte de productivité liée à ces tâches coûtait à l'entreprise plus de 649 000 $ par an, avec des pertes de stocks excédentaires sur le campus représentant 146 500 $ supplémentaires. Quelles modifications l'entreprise pourrait-elle apporter pour rationaliser ces processus auxiliaires à son nouveau siège ?

Solution

L'entreprise a embauché un consultant en processus commerciaux de Avantor Services spécialisé en méthodologie Lean Six Sigma pour l'aider à réunir les tâches nécessaires dans de nouveaux rôles. Grâce à une étroite collaboration avec une équipe interne, le consultant a coordonné un examen approfondi du processus actuel, notamment en ce qui concerne la gestion des fournitures de laboratoire. Avant cet examen, de nombreux employés étaient impliqués dans les processus d'achat, d'inventaire, de stockage et de gestion des comptes créditeurs. Après, un seul employé était responsable de la coordination de ces tâches. Cette solution a permis à l'entreprise de simplifier et de normaliser tous ces processus afin de diminuer les déchets, de réduire les coûts et de permettre aux scientifiques de consacrer davantage de temps à la recherche. Dans cette solution, un ensemble de paramètres a également été proposé pour aider les responsables à réduire les stocks.

Résultat

La rationalisation et la normalisation du processus de facturation et de gestion des fournisseurs a permis d'économiser plus de 276 000 $ en main-d'œuvre directe et en coûts liés aux stocks. En tenant compte de la perte de productivité des employés qualifiés, ce montant triple quasiment, pour atteindre un peu plus de 796 000 $.

Les économies réalisées grâce à ce projet ont amené l'entreprise à solliciter le consultant de Avantor Services dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue. Le consultant a découvert qu'une valeur supplémentaire pouvait être apportée en améliorant l'approche de l'entreprise en matière de gestion des produits chimiques, lavage de la verrerie et services d'expédition. En partenariat avec un logiciel de suivi des produits chimiques de pointe et un logiciel de gestion des fiches de données de sécurité, le consultant a pu élaborer une solution qui apporte une valeur supplémentaire de plus de 553 000 $.