Créer l'entrepôt universitaire idéal
Défi
La réduction des coûts peut être un véritable casse-tête pour tout organisme, mais pour cette université à campus multiples confrontée aux restrictions budgétaires imminentes dans l'éducation supérieure à l'échelle de l'État, il s'agissait d'une nécessité urgente. De maigres ressources limitaient la capacité de l'université à identifier les opportunités de réduction des déchets les plus probables, surtout avec le mélange complexe de pressions politiques, financières et opérationnelles subies.
Entre les intérêts et les influences des directeurs de l'université et des départements, ainsi que la pression financière des principaux investigateurs pour réconcilier les budgets des entrepôts, l'objectif le plus important était finalement de respecter les besoins des chercheurs et de s'assurer que toutes les données circulaient sans difficulté entre les différents départements de l'université. Les directeurs de l'université ont demandé à l'équipe de consultants en processus commerciaux de VWR comment construire le modèle d'entrepôt idéal applicable à l'ensemble du campus et capable de réduire les coûts tout en améliorant les services les plus appréciés des chercheurs.
Solution
Un consultant en processus commerciaux Lean Six Sigma de Avantor Services élabora d'abord une charte de projet détaillant les résultats attendus du projet en se basant sur une matrice de buts et d'objectifs pour chaque groupe d'intervenants. Associées à des outils de gestion de projet, ces données permettaient de garantir que les résultats finaux satisferaient les besoins et les délais de ceux les plus touchés. Des enquêtes approfondies, des interviews sur site et des données concernant les transactions ont bien saisi le paysage politique, la voix du client et les données de processus au centre des modèles financiers détaillés.
Sources de déchets dans les entrepôts universitaires
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Au début du projet, l'université disposait de trois modèles d'entrepôt différents : deux modèles étaient gérés par le personnel universitaire et financés exclusivement par une marge bénéficiaire universitaire se situant entre 14 et 44% ; le troisième modèle était géré par un fournisseur, financé à moins de 1% de marge bénéficiaire. Les niveaux de service, les structures de gestion et le ressenti des clients variaient sur l'ensemble du campus et certains chercheurs étaient très attentifs aux prix tandis que d'autres se souciaient davantage du service à la clientèle.
Résultat
En moins de 30 jours, notre consultant avait distillé ce paysage complexe en cinq modèles d'entrepôt viables, chacun étant adapté aux besoins des intervenants, avec des économies atteignant 1,1 million $. Les propositions comprenaient :
- Des modèles de coûts détaillés pour évaluer la manière dont l'impact des solutions agirait sur la situation actuelle
- Un outil de modélisation à base d'attributs pour effectuer la comparaison des plans selon les besoins des intervenants principaux
- Une carte détaillée du paysage politique comprenant les buts et les objectifs de tous ceux concernés par la décision, avec un accent particulier sur la perspective des chercheurs principaux
- Les meilleures pratiques éprouvées pour les entrepôts dans l'éducation supérieure
Figure 1 : Les modèles d'entrepôts proposés ont permis d'économiser jusqu'à 53% des coûts d'exploitation en place. Pour chaque modèle proposé, les économies sont la conséquence d'un meilleur pouvoir d'achat, d'une réduction de la variabilité des processus, de marges bénéficiaires moins élevées, de stocks réduits et de normalisation des opérations sur l'ensemble du campus.