Le programme de gestion de congélateur permet d'éviter des coûts
Défi
Le programme de gestion des congélateurs d'un important établissement de R&D en pharmaceutique est devenu un véritable enjeux pour les chercheurs. Face à l'épuisement des capacités des congélateurs et à un espace limité, l'établissement dispose d'options limitées pour se développer sans faire de compromis inutiles, comme reprendre des biens immobiliers essentiels aux laboratoires pour ajouter plus de congélateurs ou sous-traiter à des programmes de congélateurs externes.
La préoccupation d'une maintenance de routine des congélateurs s'est accentuée lorsque les équipes de projet ne disposaient plus d'espace supplémentaire dans les congélateurs pour stocker les échantillons en cas de panne d'un équipement. Sans procédures systématiques pour maintenir le stockage des échantillons en congélateur, les échantillons étaient régulièrement déplacés ou égarés, et lorsqu'il s'est avéré impossible de retrouver un échantillon donné, l'établissement a compris qu'il aurait de graves problèmes de conformité réglementaire en cas d'enquête ou d'audit.
Que pourrait faire l'établissement pour résoudre ce problème sans occasionner de coûts pour développer les opérations liées aux congélateurs ?
Solution
VWRCATALYST est intervenu pour établir un programme de maintenance des congélateurs adapté à l'établissement. Grâce à son expérience dans la conservation critique des échantillons scientifiques, VWRCATALYST a mis au point une solution en déployant des effectifs expérimentés dans la logistique et les laboratoires scientifiques pour optimiser son programme de gestion de congélateurs.
Après avoir soigneusement analysé l'état actuel des choses, Avantor Services a initié des contrôles de processus complets pour le stockage en congélateur. L'équipe a créé un processus convivial mais contrôlé de dépôts et de collecte avec des délais de traitement garantis pour les échantillons entrants et sortants. Un inventaire détaillé des échantillons a également été réalisé. Un examen de l'inventaire, avec l'aide de l'équipe de R&D, a permis de marquer les matériaux expirés pour leur mise au rebut.
Avec une base de données précise des échantillons entreposés, notre attention s'est portée sur la création d'un programme de maintenance préventive pour minimiser le risque d'une panne grave de congélateur.
Résultat
- Gain d'espace équivalent à cinq congélateurs supplémentaires grâce au nettoyage et à la réorganisation des stocks.
- 70 000 $ économisés en évitant d'acheter des congélateurs supplémentaires
- 432 heures dégagées par an pour les scientifiques après la réorientation des activités de gestion des échantillons
- 440 000 $ d'économies réalisées grâce à l'amélioration des processus
La société a pu :
- Réinvestir le temps de l'utilisateur sur les tâches scientifiques plutôt que sur l'inventaire et la recherche d'échantillons
- Éviter l'achat de congélateurs supplémentaires
- Préserver l'espace en laboratoire pour la science plutôt que le stockage en congélateur
- Harmoniser un système d'étiquetage à travers les différents services
- Se concentrer sur la création de SOP et de contrôles pour s'assurer de la durabilité des processus
- Renforcer l'efficacité des processus dans des domaines comme le traitement des nouvelles livraisons d'échantillons
Le succès de ce programme de gestion de congélateurs a mené à l'adoption du programme par d'autres groupes au sein de l'organisation.
| Rendement de l'équipe de gestion des échantillons Programme de gestion des congélateurs Avantor Services | |
|---|---|
| Échantillons traités par semaine (entrants et sortants) | 2000-2100 |
| Demandes d'échantillons par semaine | 25-30 |
| Congélateurs maintenus | 52 |
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