Optimisation de l'espace du laboratoire clinique

Défi

Un laboratoire clinique florissant connaissait une croissance phénoménale de la production, triplant sa taille et augmentant son volume d'analyses de 75% au cours de la dernière décennie. Malheureusement, l'espace limité à leur disposition ne pouvait pas suivre !

La gestion de ces difficultés de croissance s'avérait complexe, car le recrutement en trois quarts de travail pour optimiser l'espace disponible tout en relevant les défis logistiques quotidiens ne faisait qu'engendrer des départements entassés, des préoccupations en matière de sécurité et des facteurs de risque ergonomiques. Comment le laboratoire pouvait-il continuer à gérer les exigences logistiques de son entreprise sans compromettre son budget ni son modèle de réussite ?

Solution

Avantor services a assigné un consultant en processus Lean Six Sigma pour diriger le projet d'amélioration des conditions de laboratoire en élaborant une charte de projet, en clarifiant les objectifs de l'entreprise, en identifiant les principaux intervenants du projet et en engageant un parrain exécutif pour s'assurer que le projet jouissait de l'engagement approprié. Après avoir recueilli des données et interrogé les intervenants, Avantor Services a élaboré une solution : combiner la rénovation de l'espace avec un déménagement partiel et échelonné qui maintiendrait la qualité des services d'analyse et la durée de cycle pour les clients du laboratoire.

Se basant sur l'analyse du consultant, un projet multi-générationnel a été élaboré et les recommandations suivantes ont été formulées :

• Optimisation de l'espace selon la méthode des 5S (Sort, Straighten, Sweep, Standardise, Sustain [Trier, Classer, Nettoyer, Ordonner, Maintenir dans le temps]), élimination des fournitures et des équipements inutiles et mise en œuvre d'un système de gestion des stocks de fournitures de laboratoire au point d'utilisation
• Modification des aménagements modulaires afin d'optimiser l'espace de stockage des entrepôts et des congélateurs/réfrigérateurs à zone d'accès
• Élaboration de propositions de modification afin de libérer l'espace au sol du laboratoire : utilisation de stations de laboratoire mobiles et de zones de travail réglables et conception de nouvelles armoires permettant d'éliminer les tiroirs de stockage sous les comptoirs
• Reconfiguration de l'équipement existant et identification des nouvelles technologies à plus faible encombrement
• Élimination d'un deuxième entrepôt de stockage dans l'établissement
• Stockage hors site au sein d'un entrepôt VWR afin de réduire l'encombrement des stocks

Résultat

Pendant ce projet initial, il a été établi que 17% de la superficie générale pouvait être récupérée. Cela comprenait le transfert des bureaux de certains responsables, de l'intérieur du laboratoire vers la zone administrative, ainsi que la fermeture d'un entrepôt. Grâce à l'élimination de cet espace de stockage supplémentaire, une nouvelle zone de transit a permis à l'équipe de mobilier du projet de préparer la mise en œuvre et de minimiser les perturbations du laboratoire et des zones d'analyse. Les améliorations supplémentaires grâce au programme des 5S, la création de cellules de travail et la nouvelle conception du laboratoire ont fourni 279 mètres carrés en plus.

Avantor Services travaille également aux projets suivants pour le laboratoire clinique :

Gestion des stocks et de l'équipement

Réduction des volumes de stocks existants dans l'ensemble de l'installation et gestion au point d'utilisation dans les laboratoires (entrepôt primaire → entrepôt secondaire → stockage dans des placards → paillasse)

Harmonisation de la chaîne d'approvisionnement

• Réduction de la base de fournisseurs et consolidation via un modèle de distribution
• Normalisation des produits

Service / Assistance

• Extension de l'équipe de gestion des produits pour soutenir le laboratoire dans les activités non scientifiques