Garantir le respect des recommandations d'audit grâce à des pratiques efficaces en matière d'inventaire des produits chimiques

Défi

Les audits représentent un risque délicat et coûteux pour n'importe quelle société, et pour une importante entreprise de produits chimiques spécialisés, c'était un cauchemar permanent. L'installation s'est efforcée de réduire le nombre de constatations issues des audits concernant ses laboratoires de contrôle qualité et de recherche et développement pour la production de produits chimiques conforme aux BPF, sa préoccupation la plus courante étant les conteneurs périmés.

Elle devait réduire l'inventaire des vieux produits chimiques afin d'éviter les non-conformités et d'acquérir les données réglementaires et de sécurité correctes. Les employés commandaient souvent des produits chimiques qui étaient déjà en stock mais ne pouvaient pas être localisés, ce qui entraînait l'expiration de l'inventaire actuel. Ils passaient également trop de temps à chercher dans les laboratoires et les stocks pour identifier ces produits chimiques périmés. L'entreprise savait qu'un plan était nécessaire et urgent, mais comment pouvait-elle mettre en œuvre un système de gestion des stocks efficace sans réduire davantage la productivité de son personnel ?

Solution

L'établissement a demandé à un consultant en processus commerciaux Avantor Services spécialisé en méthodologie Lean Six Sigma de mettre en œuvre un système de suivi des produits chimiques, de réaliser un inventaire initial des produits chimiques et d'établir un processus continu compatible avec les ressources limitées du site. Le logiciel convivial CISPro de ChemSW^® a répondu aux besoins de l'entreprise et lui a permis de générer rapidement les données nécessaires aux audits et à la gestion interne. Les conteneurs pour produits chimiques de l'installation sont désormais immédiatement étiquetés avec un code-barres dès leur réception et suivis dans une base de données centrale. Les dates de péremption sont clairement indiquées sur les conteneurs et les rapports sont automatiquement créés, ce qui permet de savoir quand les produits chimiques doivent être testés.

Résultat

Depuis la mise en œuvre du programme jusqu'à la date de cette publication, il n'y a eu aucune mesure corrective à effectuer suite à un audit. Le temps nécessaire à la préparation d'un audit, que celui-ci soit planifié ou non, est passé de trois jours à 30 minutes. L'établissement est également désormais conforme aux normes OSHA et les informations contenues dans les fiches de données de sécurité concernant ses produits chimiques n'ont jamais été aussi faciles à trouver et à consulter.

En outre, l'entreprise peut :

• Identifier et éliminer les substances dangereuses inutiles de manière organisée et consolidée
• Être à jour par rapport à l'élimination continue des conteneurs avant leur date de péremption
• Dépenser moins de ressources pour les audits et l'acquisition quotidienne de produits chimiques
• Facilement trouver des produits chimiques et éviter les achats en double ou les expéditions bâclées

« Avant, nous stockions les produits chimiques tous ensemble, alors qu'ils ne devaient pas l'être. C'était assez effrayant. Lorsque VWR nous a aidés à effectuer un audit d'inventaire pendant la mise en œuvre, nous avons découvert toutes sortes de situations dangereuses. Nous sommes soulagés de savoir que cela n'est maintenant plus le cas ». —Le responsable du laboratoire de l'entreprise