Face aux besoins en matière de sécurité et de conformité, un centre de recherche sur le cancer accélère la recherche

Défi

Pour l'un des plus grands centres de traitement et de recherche en cancérologie du monde, respecter les réglementations changeantes concernant les produits dangereux devenait de plus en plus difficile. La mise à jour annuelle des feuilles de calcul était insuffisante, et assurer la gestion en temps réel des dossiers serait une charge trop lourde pour les scientifiques, qui auraient moins de temps à consacrer à l'approfondissement de leurs recherches. Le temps représentait une ressource essentielle pour cet institut, qui avait besoin de traduire rapidement les connaissances acquises en laboratoire en soins cliniques, et donc de convertir les découvertes en applications susceptibles de sauver des vies.

Ce défi n'était que la pointe de l'iceberg en ce qui concerne les questions auxquelles se retrouvait confronté le centre de traitement, telles que :

• Les feuilles de calcul du laboratoire sont-elles précises ? L'archivage est-il complet ? Le centre pourrait-il réussir un audit ou serait-il condamné à une amende ?
• Comment le centre pourrait-il évaluer le temps et les ressources nécessaires pour produire, examiner, corriger, rassembler et traduire les données pour chaque rapport, et ce de manière précise et efficace ?
• La relocalisation des laboratoires subit-elle un retard à cause du calcul des limites de quantité des seuils admissibles ? Comment les charges de produits chimiques sont-elles calculées avant la relocalisation d'un laboratoire ?
• L'environnement est-il sécurisé ? Quelle est la responsabilité concernant le stockage de produits inconnus à proximité des patients, des employés et des visiteurs ?
• En cas d'accident, l'élimination des produits dangereux engendrerait-elle un retard dans l'intervention des services d'urgence externes ?

Beaucoup de questions se sont posées, mais peu ont trouvé des réponses. Comment ce centre de recherche pourrait-il respecter des exigences réglementaires en constante évolution tout en apportant des améliorations aux processus auxiliaires ?

Solution

Un consultant en processus commerciaux de Avantor Services a travaillé avec l'administration de la recherche du centre et les équipes responsables de la gestion des produits et de la protection de l'environnement, de la santé et de la sécurité (EH&S) afin de comprendre les processus actuels, les exigences et les objectifs futurs. Après avoir analysé les informations réunies auprès de ces sources, le consultant a conçu une solution optimale pouvant être soit intégrée dans le flux de travail du centre, soit externalisée.

Résultat

Un programme hautement efficace a été externalisé par un processus d'appel d'offres concurrentiel. Suite à sa mise en œuvre, le programme a permis de :

• Récupérer environ 3000 heures par an pour la recherche scientifique
• Effectuer un inventaire précis des produits dangereux périmés, évitant ainsi la perte de 7500 heures de temps de recherche
• Donner accès de manière instantanée aux informations et aux données électroniques concernant les produits dangereux, et ce en temps réel, afin de permettre l'élaboration de rapports réglementaires, le contrôle des stocks, la planification de l'espace ainsi que la communication en matière de sécurité et d'urgence. Précédemment, il fallait des semaines pour obtenir ces informations.

Heures par an passées à la gestion des données concernant les produits dangereux

Avantor Services a mis en œuvre un système qui a réduit le temps passé à gérer les données concernant les produits dangereux, le faisant passer de 2960 heures par an à 0 heure par an.